Primeiros conceitos de E.R.P

Cada vez mais as microempresas estão vendo a necessidade de informatizar seu negocio mas ao pé da letra o que seria informatizar a uma empresa?
A informatização é a "artéria" principal de seu negocio, pois com ela os dados que eram guardados em cadernetas, que facilmente poderia ser danificado ou perdido ao longo do tempo, agora passa a ser digitalizado, assim torna-se mais seguro.
A tecnologia é a ferramenta vital e aliada do empreendedor em qualquer ramo e não usá-la é perder dinheiro. Por isso, informatizar sua empresa não é supérfluo, nem luxo, é necessidade. Além do mais, manter-se longe dos computadores profissionalmente hoje em dia é praticamente inviável.
A informatização permite que o empresário reúna dados sobre o dia a dia do seu negócio, ajuda no planejamento e na tomada de decisões.
A informatização pode começar de forma simples, com o uso de planilhas eletrônicas ou editores de texto. Quando esses recursos se mostrarem insuficientes, é hora de partir para aplicativos ou softwares específicos. *Mas nada de sair comprando no desespero. Pesquise qual o aplicativo adequado. Nem sempre a opção mais cara e avançada é a ideal*. Existem versões mais simples de softwares para experimentação, obtidas por download ou fornecidas pelo fabricante. Teste para ver se suprem sua necessidade.
Informatizar a empresa só traz vantagens. Com o software certo, o empresário aumenta o controle do seu negócio e tem material em mãos para pensar em ações que tragam resultados melhores.
Definições de SAD e SIG
S.A.D (Sistemas de Apoio à Decisão):
São todos os intervenientes na tomada de uma decisão, desde a extração de dados, passando pelo armazenamento, uso de modelos, interface e até o próprio utilizador.
Estes sistemas foram criados com o intuito de servir de adjuntos às pessoas que realizam decisões importantes, de maneira a expandir as suas capacidades, mas sem substituir as suas decisões.
Sistemas de Apoio à Decisão são usados em decisões, em que um julgamento é necessário, ou em decisões que não são completamente suportadas por algoritmos, ou seja é sempre necessário um utilizador para usar estes sistemas, em que este representa o papel mais importante.

Outras Definições:
*"Conjunto de procedimentos baseados em modelos para processamento de dados e julgamentos para ajudar a tomar o seu utilizador a tomar decisões." (Little 1970)

*Os Sistemas de Apoio à Decisão têm quatro características principais: incorporam simultaneamente dados e modelos; foram concebidos para assistir os decisores/gerentes no seu processo de decisão sobre tarefas semi-estruturadas (ou não estruturadas); suportam (e não substituem) julgamentos ao nível da gerência; o seu objectivo é melhorar a efectividade das decisões, e não a eficiência com que cada decisão está a ser feita." (Turban 1990)


Os S.A.D permitem aos decisores trabalhar com problemas semi-estruturados e não Devem poder ser adaptativos ao longo do tempo, devem ser flexíveis, para que os seus utilizadores possam acrescentar, eliminar ou mudar certos elementos chave.
Devem ser de fácil utilização, com fortes capacidades gráficas e com uma interface utilizador-máquina que possa aumentar a sua eficiência
Devem tentar melhorar a eficiência das suas decisões (ao nível da qualidade, tempo, exactidão) em vez de se preocupar com o custo dessas decisões
O decisor tem um controlo absoluto sobre todos os passos do processo de tomada de decisão quando está a resolver um problema. O objectivo do SAD é ajudar e não substituir o decisor.


Todas as funções da administração – planejamento, organização, liderança, e controle são necessárias para o bom desempenho da organização. Para apoiar essas funções, especialmente o planejamento e o controle, são de destacada importância os sistemas que fornecem informações aos administradores. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema físico – operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo: podemos citar: Os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de dados de estrutura de produtos de processo de produção, de planejamento e controle da produção.Etc...


Existem muitas definições do S.I.G, para nossos propósitos definimos como um método formal de tornar disponíveis para a administração, oportunamente, as informações precisas necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar condições para que as funções de planejamento, controle e operacionais da organização sejam executadas eficazmente. O sistema fornece informações sobre o passado, o presente, e o futuro projetado sobre efeitos relevantes dentro e fora da organização.
O uso da palavra "formal" em nossa definição não pretende negar a importância da rede informal de comunicações no mecanismo de controle da organização. De fato, muitas vezes os administradores detectam problemas antes que apareçam nos relatórios formais de controle, porque estão sintonizados nos boatos. A capacidade dos administradores de manter canais eficazes de comunicação informal, de perceber as implicações das informações que esses canais transmitem, e de avaliar, decidir e agir rapidamente sobre essas informações amplia enormemente a utilidade da SIG.


Geralmente há dificuldade para avaliar, de forma quantitativa, qual o efeito benefício de um sistema de informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório.
Entretanto pode-se trabalhar com base numa lista de hipóteses sobre os impactos dos sistemas de informações gerenciais na empresa, o que propicia o executivo um entendimento, ainda que genérico, de sua importância.
Neste sentido pode-se afirmar que os sistemas de informações gerenciais podem, sob determinadas condições, trazer os "SIGuintes" benefícios para as empresas:
redução dos custos das operações;
melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;
melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
melhor interação com seus fornecedores;


E.R.P. é um sistema de gestão empresarial que gerencia as informações relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciais das empresas.
O Objetivo de um Sistema E.R.P é centralizar as informações e gerir o seu fluxo durante todo processo de desenvolvimento da atividade empresarial, integrando os setores da organização e possibilitando aos gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando suporte à tomada de decisões em todos os níveis do negócio.
Construídos sobre um banco de dados centralizado, os sistemas E.R.P consolidam todas as operações de uma empresa em um único sistema, que pode residir em um servidor centralizado, ser distribuído em unidades de hardware autônomas em rede local ou ser hospedado remotamente via web.
Os sistemas E.R.P abrangem cada passo da operação, desde as compras, provisões, planejamento, manufatura, formação de preços, contas a pagar e receber, processos contábeis, controle de estoque, administração de contratos, venda de serviços e todos os níveis de comércio varejista ou atacado, passando pela gestão eficaz dos relacionamentos com clientes e fornecedores, pós-venda, análise de resultados e muitos outros fatores personalizados, altamente adaptáveis a qualquer empresa, em qualquer ramo de negócios.
O uso de um Sistema E.R.P em uma empresa dá a seus gestores o controle total sobre a empresa, auxiliando na tomada de decisões e fornecendo todas as informações vitais de maneira acessível e clara.


- Automatização de tarefas manuais;
- Otimização de processos;
- Controle sobre as operações da empresa;
- Disponibilidade imediata de informações seguras;
- Redução de custos;
- Redução dos riscos da atividade empresarial;
- Obtenção de informações e resultados que auxiliem na tomada de decisões e permitam total visibilidade do desempenho das áreas da empresa.


- Aumento na eficiência do uso da capacidade instalada;
- Blindagem contra fraudes,furtos e redução de erros;
- Eliminação de retrabalho;
- Informação precisa e segura, sincronizada em tempo real com as operações da empresa;
- Padronização dos processos em todas as áreas, com integração e uniformidade;
- Redução de despesas administrativas, gerais e de vendas;
- Controle sobre processos de negócios que envolvem diferentes departamentos;


As empresas fornecedoras de sistemas E.R.P projetam suas soluções para atender às variantes mais comuns dos processos empresariais, baseados nas boas práticas de negócio. Contudo, nem sempre a totalidade das atividades da empresa é contemplada pelo E.R.P.
Por isso, as empresas que desejam implementar um sistema E.R.P precisam adaptar seus processos para que o pacote E.R.P possa contemplar os processos existentes, de forma que esses mesmos processos sejam aprimorados e tornados mais eficientes pelo uso do Sistema Integrado. Negligenciar o mapeamento dos processos atuais antes de iniciar a implantação do sistema é uma das principais razões para o fracasso de projetos E.R.P.
Portanto, é crucial que as organizações executem um processo de profunda análise do negócio antes de escolher um fornecedor de E.R.P e do inicio da implantação do sistema. Esta análise deve delinear todos os processos atuais, possibilitando a seleção de um sistema E.R.P, cujos módulos padrão estejam mais bem alinhados com a realidade da empresa.


As empresas de E.R.P atendem a um vasto leque de aplicações e processos empresarias; para tanto, produzem sistemas E.R.P complexos, que geralmente requerem mudanças significativas nos processos da empresa que implanta um software desta envergadura. A implantação de um sistema E.R.P é realizada normalmente pela própria empresa fornecedora do sistema.
Existem 3 tipos de serviços que podem ser empregadas na implantação: Consultoria, Customização e Treinamento.
O tempo necessário para implementar um sistema E.R.P depende do tamanho do negócio, o número de módulos, a extensão da customização e da disposição de todos os setores da empresa durante a implantação.
Os sistemas E.R.P são modulares, de modo que nem todos precisam ser implementados de uma só vez. Ele pode ser dividido em várias fases conforme a demanda da empresa no momento. Devido à complexidade do processo de implantação de um sistema E.R.P, as empresas costumam procurar a ajuda de um fornecedor de E.R.P ou de empresas de consultoria terceirizadas.


Configurar um sistema E.R.P é fundamentalmente uma questão de equilibrar a maneira que sua empresa requer que o E.R.P funcione e o alcance que a flexibilidade do sistema permite. O primeiro passo é decidir quais módulos serão utilizados; em seguida, adaptar o sistema para atingir o melhor ajuste possível aos processos da empresa, ou desenhar processos eficientes dentro das melhores práticas de negócio, muitas vezes conforme já contemplado pelo Sistema E.R.P escolhido.
Alguns módulos básicos são necessários a todas as empresas que implantam sistemas corporativos; outros, porém, não são necessários para algumas empresas e, portanto, não são habilitados.
Algumas empresas não adotam um determinado módulo, por já utilizarem sistema próprio para aquela função, que considerem suficiente para seus propósitos. De um modo geral, um maior número de módulos a serem implantados traz maiores benefícios pela integração das informações, mas também aumenta o investimento e a profundidade das mudanças envolvidas.
Então, quando as opções de configuração que o sistema E.R.P permite não são suficientes para atender ao que a empresa requer, é necessário contratar desenvolvimento específico, o que aumenta o tempo e o investimento requerido pela implantação. Por isso é importante buscar uma solução E.R.P que seja mais ampla, aderente e personalizável o possível. Pela consideração desses fatores, é naturalmente desejável e perfeitamente possível que se obtenha, numa implantação feita com qualidade e critério, o sistema E.R.P pode atingir o sincronismo perfeito com as atividades da empresa, como se houvesse sido feito sob medida, ou até mesmo superando um sistema desenvolvido especificamente por agregar recursos e possibilidades ainda não explorados pela empresa até então.

Muitas empresas não têm os recursos e habilidades internas suficientes para implantar um projeto E.R.P. Por isso muitas empresas fornecedoras de E.R.P também oferecem serviços de consultoria em implantação.
Normalmente, uma equipe de consultoria responsável pela implantação do sistema irá atuar em:

Planejamento;
Treinamento;
Implantação;
Testes;
Entrega.

Após a implantação, existem ainda consultorias sobre criação de processos e relatórios de conformidade, formação de produtos, workflow e consultoria especializada para melhorar a forma como o E.R.P é utilizado na empresa, visando otimizar o uso sistema e ajudar no processo de decisão, a partir dos dados extraídos pelo E.R.P.

Os custos da implantação de um sistema E.R.P variam conforme o número de licenças, de módulos que serão implantados, a complexidade das operações da empresa, a quantidade de horas de desenvolvimento específico e a quantidade de horas de treinamento dos usuários no sistema.
Como são muitos serviços envolvidos na implantação de um E.R.P, uma boa empresa de sistema E.R.P tem bastante flexibilidade em negociar os valores cobrados e várias modelos possíveis de implantação, portanto, negocie!


Um bom sistema E.R.P deve ser evolutivo, para que, além de suprir as necessidades presentes de uma empresa, estejam atualizados para atender às novas demandas e ao crescimento do negócio.
O sistema E.R.P também deve manter-se atualizado com as inovações tecnológicas em hardware, sistemas operacionais, softwares complementares, novas práticas estabelecidas de negócios e exigências legais.
Portanto, um sistema E.R.P deve atender às necessidades que surjam da evolução natural da atividade empresarial e também introduzir a possibilidade de utilizar recursos até então inexistentes, agregando o valor ao negócio.


O sistema E.R.P possui recursos de segurança que, além de evitar falhas humanas, protegem a empresa contra crimes de sabotagem, espionagem, invasões de hacker e utilização indevida de informações privilegiadas.
Os principais mecanismos de controle consistem em criptografia, senhas individuais, limitação de acesso dos usuários e geração de histórico de uso, o que possibilita identificar os responsáveis por eventual má utilização do sistema.
Os sistemas E.R.P também disponibilizam ferramentas para realização de cópias de segurança e gerenciamento de Bancos de Dados, garantindo a guarda e a manutenção das informações que formam a "vida" da empresa em todos os aspectos.
Além da segurança interna também existem nos sistemas E.R.P's mecanismos para identificação de cheques fraudados, identificação de pessoas ou empresas com crédito negativado, conferência eletrônica de informações, conexões seguras com serviços online de bancos e órgãos governamentais, garantindo também a confiabilidade das informações trocadas por esse meio; backup interno periódicos pré-programados para resguardar as informações relativas as operações da empresa.